ESPACES DE SÉMINAIRES ET DE CONGRÈS - OUSTAU CALENDAL
REGLEMENT D'UTILISATION - CONDITIONS GENERALES DE MISE A DISPOSITION
Préambule :
L’équipement ci-après dénommé « Oustau Calendal » constitue une dépendance du domaine public de la Commune de Cassis et gérée commercialement par l’Office de Tourisme de Cassis ci-après identifié :
OFFICE DE TOURISME DE CASSIS
Forme juridique : Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC)
N° SIRET : 431 967 25 60 00 22
Code APE : 7990Z
TVA Intracommunautaire : FR 16 431 967 256
Immatriculation ATOUT France n°IM01312017
Garanties Financières : APST
Assurance professionnelle : GENERALI (Siffrein-Blanc Assurances)
OUSTAU CALENDAL
Forme juridique : SPIC – N° de SIRET : 21130022300099 Code APE 8411Z
Numéro TVA intracommunautaire (VAT) : FR 552 11300223000 16
Le présent document définit les conditions générales de la mise à disposition à titre onéreux de l'Oustau Calendal par l’Office de Tourisme de Cassis. Les conditions de cette mise à disposition sont applicables aux locaux, équipements, matériels et exécutions de prestations de service dans l’enceinte du bâtiment pour tous types de manifestations et notamment dans le domaine du tourisme d'affaires, et de l'événementiel. L’Office de Tourisme se réserve le droit d'apprécier la nature de la manifestation envisagée, et d’opposer un refus à la demande de mise à disposition de l’Oustau si celle-ci risque comporte un risque grave de troubles à l’ordre public non susceptibles d’être prévenu par l’exercice des pouvoirs de police du Maire ou lorsque celle-ci contrevient par son objet, sa forme, ou ses modalités de mise en œuvre, aux principes fondamentaux reconnus par les lois de la République. Les dénominations « l’Office de Tourisme » et "le Preneur", ci-après utilisées dans le présent règlement, désignent respectivement l’Office de Tourisme et la personne physique ou morale avec qui elle traite. L’équipement « Oustau Calendal » est ci-après désigné « Oustau ». Les dispositions du présent règlement revêtent un caractère contractuel : elles sont annexées à toute convention de mise à disposition étant précisé que l’acceptation de la convention de mise à disposition emporte acceptation pure et simple des présentes conditions.
1 – OPTION DE RESERVATION
Toute convention de mise à disposition peut être précédée d'une option de réservation. Sur simple demande écrite, l’Office de Tourisme peut s'obliger unilatéralement et pendant une durée spécifiée à ne prendre aucun engagement de mise à disposition de l’Oustau en vue de l'organisation d'une éventuelle manifestation pour une date et une période déterminée.
L'option de réservation indique la durée de sa validité et précise, compte tenu de la date prévue pour la manifestation, le terme ultime acceptable pour la signature du contrat de vente. Passé cette durée de validité, l'option de réservation ne confère plus à son titulaire aucun droit à la mise à disposition de l’Oustau pour les dates convenues.
L'option de réservation comporte les indications suivantes :
2 – LE CONTRAT
Le contrat conclu avec le preneur constitue une convention de mise à disposition d’une dépendance du domaine public de la Commune. Ce contrat reprend et précise les éléments énoncés à l’article 1.
Il précise également les points suivants :
- Il établit un prix fixé principalement en fonction de la durée de la manifestation et des prestations de service annexes demandées. En cas de mise à disposition à titre gratuit de l’Oustau, ce prix comprend les frais de gardiennage assuré par un agent de sécurité SSIAP1 qui devra être présent pendant toute la durée de la manifestation. (arrivée/départ des prestataires inclus) ainsi que les frais de tout prestataire extérieur au Centre de Congrès.
- Il définit l'affectation que le Preneur entend donner aux locaux et aux matériels mis à disposition ou loués et qu'il s'engage à ne pas modifier sans l'accord de l’Office de Tourisme.
3 – CONDITIONS DE REGLEMENT DU PRIX
Il est procédé au paiement du prix à l’ordre du Trésor Public aux termes suivants :
• A la signature du contrat un acompte de 30% valant engagement de paiement du montant total du devis accepté à la signature du contrat.
• Le solde payable 30 jours maximum avant la date de mise à disposition de l’Oustau prévue au contrat.
DEPÔT DE GARANTIE
Un dépôt de garantie égal au montant de la mise à disposition de l’espace loué pourra être demandé.
Cette garantie prendra fin à la libération des lieux dans l'hypothèse où aucune dégradation ne serait constatée.
Au cas où une dégradation susceptible d’être imputable au preneur venait à être constatée, l’Office de Tourisme pourra conserver ou exiger le maintien de tout ou partie de la garantie, ce en fonction des frais prévisibles de remise en état. Toute dégradation majeure enregistrée après l’évènement qui porterait atteinte à la structure, aux équipements ou à la décoration de l’Oustau Calendal et qui ne serait pas couverte par le dépôt de garantie, sera également à la charge du client.
CLAUSE PENALE
Une fois le contrat conclu conformément à l'article 2 ci-dessus, toute annulation de la part du Preneur donnera lieu de plein droit au paiement d'une indemnité :
Délai constaté avant le début de l’évènement :
1. Plus de 30 jours : 10% de la somme totale est retenue
2. De 30 à 22 jours : 25% de la somme totale est retenue
3. De 21 à 8 jours : 50% de la somme totale est retenue
4. De 7 à 2 jours : 90% de la somme totale est retenue
5. Moins de 2 jours / Non-présentation : 100% de la somme totale est retenue
Un départ anticipé ou une arrivée retardée ne donnera lieu à aucun remboursement.
Il est entendu que les pénalités ainsi retenues seront reversées aux prestataires respectifs. Dans tous les cas, l’Office de Tourisme de Cassis conservera sa rémunération.
L’Office de Tourisme peut annuler tout ou partie, pendant un ou plusieurs jours, ou même quelques heures, la mise à disposition en cas d'indisponibilité totale ou partielle des locaux pour cause de cas fortuit ou de force majeure telle que ces notions sont entendues par la jurisprudence pertinente, particulièrement pour cause d’intempérie rendant l’utilisation des locaux ou la fréquentation de ses abords dangereuses pour la sécurité des personnes ou des biens. En ce cas, l’Office de Tourisme ne pourra voir sa responsabilité recherchée et ne sera redevable d'aucune compensation ni indemnité quelconque.
4 – INTERDICTION DE CESSION, CARACTERE PERSONNEL DE LA CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
La convention de mise à disposition revêt un caractère exclusivement personnel au preneur. En conséquence, celui-ci s’interdit de céder à un tiers, directement ou indirectement et sous quelque forme que ce soit, les droits qu'il tient du contrat de mise à disposition, sauf accord expresse et préalable de l’Office de Tourisme. Les apporteurs d’affaires, dans le cadre des relations qu’ils entretiennent avec l’Office de Tourisme, sont tenus de préciser l’identité des personnes physiques ou morales au nom et pour le compte desquelles ils agissent.
5 – PREPARATION DE LA MANIFESTATION / COLLABORATION DES SERVICES DE LA VILLE
Le Preneur, ou son représentant, prendra contact avec l’Office de Tourisme pour la mise au point de la manifestation, les programmes et horaires définitifs, ainsi que le détail des équipements, matériels et services à fournir.
Conformément aux dispositions législatives et règlementaires applicables aux Établissements Recevant du Public (ERP), seul l’agent de sécurité affecté à la surveillance et à la sécurité de l’Oustau pourra se voir remettre les clés de l’équipement pour les horaires de tenue de la manifestation. Le matériel technique de l’Oustau (ainsi notamment les équipements son et lumière) ne peut être mis à disposition du Preneur sans la présence du régisseur de l'Oustau. Le concours du régisseur de l’Oustau sera à la charge du Preneur.
Toute prestation non prévue au contrat, s’agissant notamment de la mise à disposition par l’Office de Tourisme de moyens humains ou matériels supplémentaires ou complémentaires fera l'objet d'un avenant à la convention initiale. Il est précisé que l’Office de Tourisme n’est en aucun cas tenu par les demandes correspondantes, qui ne seront acceptées et exécutées par l’Office de Tourisme que sous réserve de la disponibilité de ses services, et en fonction d’un prix préalablement accepté par le Preneur.
6 - FOURNISSEURS
Le Preneur a le libre choix des fournisseurs (à l'exception des traiteurs, des services de sécurité, des services d’entretien et du régisseur technique) mais ces derniers doivent obligatoirement prendre l'attache de l’Office de Tourisme avant toute intervention dans le bâtiment.
Le Preneur devra en effet effectuer son choix de traiteur parmi une liste de traiteurs référencés au sein du Centre de Congrès. Si le preneur souhaite collaborer avec un traiteur non référencé, il devra dans un premier lieu avoir obtenu l’autorisation expresse de l’Office de Tourisme, indiquer la raison de ce choix et le fournisseur devra entrer en relation avec l’Office de Tourisme pour le versement d’une commission relative à l’occupation du site.
Le Preneur affirme que tout prestataire auquel il aurait fait appel dans le cadre de l'organisation de sa manifestation :
- est en règle au regard de ses obligations sociales et fiscales.
- est titulaire d’une police d’assurance souscrite auprès d’une compagnie notoirement solvable, couvrant l’ensemble des risques susceptibles d’affecter l’Oustau pendant la préparation et l’exécution de la convention.
7 - RESTAURATION
Si l’Office de Tourisme est chargé d'assurer la prestation de service restauration par le biais d'un prestataire extérieur, la confirmation définitive du nombre de repas à servir doit être fournie au plus tard 15 jours francs avant le repas.
En cas de défection de dernière minute de tout ou partie des convives, le nombre de participants ayant fait l’objet d’une confirmation comme il est mentionné à l’article 2 servira de base à la facturation. Dans le cadre de restauration, il est rappelé qu’aucune restauration chaude ne peut être réalisée directement sur place.
8 - ASSURANCE
Le Preneur sera tenu pour seul responsable civilement et pécuniairement des accidents corporels ou matériels, des infractions, des atteintes de toute nature aux personnes et aux biens survenant de son fait ou du fait des participants à la manifestation dans l'enceinte ou à l'extérieur de la salle. Il est précisé qu'il pourvoira à sa propre assurance et à celle des personnes physiques qu'il présente auprès d’une compagnie notoirement solvable. Il s'engage à présenter les attestations correspondantes à la signature du contrat et au plus tard quinze jours au moins avant le début de la manifestation. Il est aussi convenu que le Preneur fera son affaire de l'assurance de matériel qu'il pourra introduire dans les locaux.
Les matériels spéciaux ou installations spéciales, éventuellement apportés par le Preneur, avec l'accord de l’Office de Tourisme, devront faire l'objet d'une assurance comprenant une clause de renonciation à recours contre l’Office de Tourisme, et qui lui sera présentée 15 jours avant leur dépôt dans les lieux. Ils seront retirés dans les conditions prévues au contrat. A défaut, l’Office de Tourisme fera procéder d'office à cet enlèvement, aux frais, risques et périls du Preneur, sans préjudice de l'indemnité d'occupation supplémentaire qui pourrait être réclamée.
L’Office de Tourisme ne pourra être tenue pour responsable en cas de vol ou autres faits délictueux dont le Preneur ou ses visiteurs pourraient être victimes dans les locaux intérieurs et extérieurs mis à disposition.
9 – POLICE GENERALE
Le Preneur, avant de prendre possession des locaux, affirme formellement détenir toutes les autorisations nécessaires au bon déroulement de la manifestation. Il s'engage à respecter et à faire respecter les dispositions légales et réglementaires concernant les bonnes mœurs, la paix publique et l'organisation des réunions. Le Preneur est tenu pour responsable des bruits et nuisances qui pourraient perturber le bon déroulement des manifestations ou résultant de la tenue de la manifestation.
Il s'engage à cesser ou à faire cesser tout fait dommageable à autrui, à expulser toute personne dont l'attitude ou le comportement seraient de nature à porter un quelconque préjudice à l’Office de Tourisme.
En cas de carence du Preneur, la Ville pourra expulser ou faire expulser toute personne dont l'attitude ou le comportement seront jugés incompatibles avec le caractère des lieux et qui refusent de se conformer à la police des lieux et au présent règlement d’utilisation.
10 – SECURITE / CONTRÔLE
Le Preneur s'engage à respecter, et à faire respecter par les personnes participantes aux manifestations, les prescriptions légales et réglementaires sur la sécurité contre l'incendie dans les établissements recevant du public, ainsi que les consignes intérieures de sécurité. Pour des raisons de sécurité, de surveillance et de filtrage un agent de sécurité SSIAP1 est obligatoire et facturé au Preneur.
Sauf accord particulier, le choix de l'entreprise de gardiennage sera effectué par l’Office de Tourisme. Le Preneur assurera sous sa seule responsabilité et à ses frais le contrôle à l'entrée des locaux. Il s'engage, pour tenir compte des impératifs de sécurité, à ne pas y admettre un nombre supérieur à celui des sièges ou à limiter le nombre des occupants des salles aux effectifs maximum indiqués par l’Office de Tourisme. En cas de dépassement, la Ville fera évacuer les locaux par tous moyens.
Pour faciliter la préparation et le déroulement de la manifestation, il est souhaitable que le Preneur invite son personnel et les membres de son groupe à se munir d'un signe de reconnaissance de type badge ou de mettre au point le filtrage avec l'agent de sécurité.
11 – OCCUPATION DES LIEUX
CAPACITE D'ACCUEIL
L'Oustau est un bâtiment classé établissement recevant du public (E.R.P.) 2ème catégorie type L, N, T. Selon les normes de sécurité, la capacité d'accueil est de :
-Salle plénière "CALENDAL" : 500 personnes debout / 238 personnes assises
-Salle modulable de sous-commissions : 90 personnes debout / 70 personnes assises (en l’absence de cloisonnement)
- Salle Rotonde (espace de réception) : 200 personnes debout / 120 personnes assises
- Espace Bar : 100 personnes debout
- Espace Terrasse : 300 personnes
L'utilisation d'amplificateur de son est interdite sur la terrasse.
STATIONNEMENT AUX ABORDS DE L’OUSTAU
L’Office de tourisme, sur demande du Preneur pourra autoriser le stationnement sur l'esplanade extérieure ou aux abords immédiats.
HORAIRES
Les salles, installations et matériels sont mis à la disposition du Preneur selon les durées de location définies sur le contrat.
L'occupation des locaux doit cesser aux dates et aux heures prévues, le Preneur peut néanmoins obtenir une prolongation dans la mesure où elle ne nuit pas à la tenue des manifestations suivantes. Dans ce cas, il acquitte les suppléments de salles et de prestations en personnel conformément aux tarifs.
Le Preneur ne peut disposer que des salles et accès qui lui ont été attribués. L'occupation irrégulière d'autres salles et annexes sera facturée de plein droit comme location supplémentaire.
L’organisateur s’engage à respecter les règles sonores en vigueur. En aucun cas le niveau sonore des activités ne doit gêner le voisinage. En application de la loi du 31 décembre 1992, relative aux nuisances sonores, l’exploitant saisira les agents habilités qui pourront procéder à un arrêt immédiat de l’activité et à l’évacuation des locaux, sans qu’aucun dédommagement ne puisse être demandé par l’organisateur. Des poursuites pourront être engagées à l’encontre de l’organisateur.
12 – ACTIVITES INTERDITES
Nul ne peut exercer dans les salles une activité commerciale, notamment de vente, de location ou autres prestations pour le compte du Preneur, sans autorisation expresse et préalable de l’Office de Tourisme. Une telle autorisation impliquera le respect du présent règlement.
Toute prise de vue ou de son, toute photographie, toute reproduction totale ou partielle, autre que celle destinée à l'usage strictement privé du copiste, doit faire l'objet d'une autorisation écrite par l’Office de Tourisme qui s'en réserve le droit.
L'introduction d'animaux est interdite dans l'enceinte des locaux loués, sauf dans le seul cas où il serait un élément de la manifestation ayant fait l'objet d'un accord express et préalable de l’Office de Tourisme.
13 – ETAT DES LIEUX / DEROGATION / AMENAGEMENT
Le Preneur prendra les locaux, équipements et matériels demandés dans l'état où ils se trouveront au moment de l'entrée en jouissance et les rendra, au moment convenu, dans le même état. L'état des lieux sera établi le premier et le dernier jour de la période de location par l’Office de Tourisme et le Preneur, cette période correspondant aux horaires de début de montage et de fin de démontage. A défaut, l’enlèvement du matériel pourra être effectué d’office par l’Office de Tourisme, aux frais et aux risques du Preneur. Cet enlèvement fera l’objet d’une facturation par l’Office de Tourisme.
Par ailleurs, et concernant la mise à disposition des locaux pour installation des aménagements et décorations souhaitées par le bénéficiaire, celle-ci pourra avoir lieu sur autorisation préalable de l’Office de Tourisme et sur présence d’un agent de sécurité SSIAP1 (dont la rémunération restera à la charge du bénéficiaire).
S’agissant des mises à disposition à titre onéreux, le Preneur s’engage à exiger de ses propres prestataires le repliement et l’enlèvement du matériel qu’ils auront disposé ou entreposé dans l’enceinte ou aux abords de l’Oustau, dès la fin de l’évènement. A défaut, l’enlèvement du matériel pourra être effectué d’office par l’Office de Tourisme, aux frais et aux risques du preneur. Cet enlèvement fera l’objet de l’émission d’une facturation.
D'une manière générale, toute intervention ayant pour conséquence de porter atteinte au bâtiment, à l'esplanade ou aux espaces loués doit faire l'objet d'une autorisation expresse et préalable de la Ville.
En particulier, il est interdit de fixer aux plafonds et parois des pancartes, calicots, tentures, tableaux, etc., au moyen de clous, crochets, punaises ou d'y coller ces matériaux. L'utilisation de bouteilles de gaz est interdite.
Dans le cas de spectacles ou de manifestations, les décors et matériels employés ainsi que la disposition du matériel dans les salles devront être conformes au règlement de sécurité des établissements recevant du public.
Les aménagements et décorations sont effectués sous contrôle et aux frais du Preneur, et ne doivent entraîner aucune détérioration des lieux.
14 – DEGRADATIONS
Toutes dégradations constatées par l’Office de Tourisme au cours d'une manifestation engagent la responsabilité solidaire de son auteur et du Preneur. Si le premier n'est identifié, le second supporte seul les frais de la réparation et l’entière indemnisation du préjudice résultant de ce chef pour l’Office de Tourisme.
15 – RESILIATION
Le contrat de location sera résilié de plein droit en cas d'inobservation du présent règlement par le Preneur.
16 – DROIT A L’IMAGE
Le Preneur est tenu de demander l'autorisation expresse et préalable de l’Office de Tourisme pour toute captation de l’image de l'Oustau ou de l’Office de Tourisme ainsi que de son logo.
17 - FORCE MAJEURE
17-1 On entend par force majeure tout événement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche soit le client, soit les voyageurs, soit l’agence ou les prestataires de services impliqués dans la réalisation du voyage, de l’exécution d’une ou de prestation(s), d’exécuter tout ou partie des obligations prévues par le contrat. Il en sera notamment ainsi en matière de conditions climatiques (intempéries, tempêtes...), des conditions hydrologiques (crues, inondations...), fermeture d’établissements, et géographiques.
17-2 La survenance d’un cas de force majeure suspend les obligations des présentes affectées par ce dernier et exonère de toute responsabilité la partie qui aurait dû exécuter l’obligation ainsi affectée. Le prestataire se réserve le droit d’annuler toute réservation en cas de force majeure et d’en modifier la date. Si le prestataire se trouve dans l’obligation d’annuler la prestation avant que le client ait pu commencer l’activité, un report de l’activité lui sera proposé.
18 - DONNÉES PERSONNELLES
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données ou RGPD, ainsi que la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, fixent le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Dans le cadre de son activité de vente de Séjours et Prestations touristiques, le Vendeur met en oeuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs aux Clients et aux Bénéficiaires. Conformément à l’article 12 du RGPD, l’Office de Tourisme de Cassis a formalisé les droits et les obligations des Clients et Bénéficiaires au regard du traitement de leurs données à caractère personnel au sein d’un document appelé « mentions légales », accessible à l’adresse suivante : https://www.ot-cassis.com/mentions.html et sur demande auprès de l’Office de Tourisme de Cassis Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, tout intéressé est invité à consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.
Le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent. Pour l’exercer, il lui suffit de s’adresser au Délégué à la Protection des Données de l'Office de Tourisme : Office de Tourisme de Cassis – DPO - Quai des Moulins 13260 Cassis France. - administration@ot-cassis.com
19 – CHARGES DIVERSES / DROITS D’AUTEUR
Le Preneur acquittera exactement les impôts et contributions quelconques fiscales ou parafiscales, redevances, charges sociales, et frais dont il serait redevable envers toute personne ou organisme à raison de sa manifestation. Il doit encore respecter la réglementation de la propriété littéraire et artistique et notamment conclure tous les accords préalables avec les organismes concernés, en régler les droits et taxes.
Concernant les manifestations avec billetterie, cette dernière est à la charge et sous la responsabilité du Preneur.
Le Preneur est tenu :
- d'employer, pour la tenue de la caisse et le contrôle des entrées, du personnel recruté et rémunéré par ses soins
- d'assurer le paiement de tous les frais inhérents à ce type de manifestation : impression et vente des billets, prise en charge du service de sécurité relatif au maniement et au convoyage des fonds.
20 - COMPETENCE / LITIGES
Tout litige survenant dans l'exécution du présent règlement des options, de la réservation ou du contrat, sera de la compétence des Tribunaux de Marseille.
Seul le texte en français de ces documents fera foi.